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TX et transformation digitale des notaires

L’année 2021 a été marquée par une découverte fondamentale dans la conceptualisation de la transformation que je souhaite pour le Notariat. Une révélation qui a permis de poser la bonne expression et d’épouser des convictions personnelles pour dessiner les contours d’une opération ô combien complexe dans un environnement qui l’est tout autant. Cette découverte, c’est le concept de Total Experience (TX), une idée lumineuse apportée à mon attention par Zain Jaffer, un investisseur américain visionnaire qui m’a contacté via LinkedIn. Cette notion montre la voie vers une pratique du notariat réinventée, authentiquement collaborative et résolument inclusive.

Au-delà d’un simple jargon, la Total Experience se présente comme une étoile polaire indiquant la direction vers une transformation profonde et nécessaire. Cette transformation dépasse largement le cadre digital pour englober les dimensions opérationnelle et culturelle et redéfinir ainsi notre manière de concevoir la profession dans son intégralité. C’est clairement une invitation à embrasser l’avenir avec audace, à repenser nos méthodes de travail, et à reconsidérer la valeur que nous apportons à chaque interaction, qu’elle soit avec nos clients, nos collaborateurs ou nos partenaires.

Cet article explore comment et pourquoi la Total Experience (TX) est un concept clé dans la transformation digitale du notariat, en mettant l’accent sur l’harmonisation des expériences et l’adoption d’une approche globale pour renforcer le rôle vital du notaire dans la société moderne.

C’est quoi la Total Experience (TX)?

L’amélioration de l’expérience client (CX pour Customer Experience) que l’on prônait depuis des années comme le pilier de la croissance, a été chamboulée par la crise sanitaire de 2020 qui a rebattu les cartes. En effet, l’expérience collaborateur (EX pour Employee Experience)** a repris toute son importance face au soudain recours massif au télétravail et ses conséquences organisationnelles et sociales. Un autre impact a été de revoir l’organisation des entreprises pour repenser leur résilience et optimiser ses processus. Tout cela s’est inscrit dans un paysage numérique où les outils informatiques ont livré des expériences utilisateur (UX pour User Experience) plus ou moins satisfaisantes, parfois déroutantes. C’est donc toutes une somme d’expériences qu’il faut intégrer.

Et c’est bien la réunion de toutes ces expériences que le cabinet Gartner a identifiée fin 2020 comme une des tendances stratégiques majeures. La Total Experience (“l’expérience totale” en Français) vise ainsi à augmenter la réussite des programmes de transformation digitale en supprimant les silos et en réunissant les équipes et les technologies. L’objectif est de créer des expériences multiples et interconnectées pour toutes les parties prenantes de l’entreprise : clients, partenaires, fournisseurs et employés. 

La Total Experience est donc quelque part un nouveau terme pour désigner une approche globale et structurée de l’expérience. Les interactions entre les personnes et les entreprises ne cessent d’augmenter et de s’accélérer grâce notamment au numérique, mais plutôt que de gérer tous les sujets indépendamment, les entreprises qui font le choix d’une approche globale de leur performance ont tendance à se différencier nettement plus rapidement que les autres et ainsi à surpasser leurs concurrents.

C’est pourquoi l’expérience totale est déjà plébiscitée dans des secteurs comme celui du Retail, où la concurrence fait rage !

L'importance de la TX pour les notaires

Dans l’univers du notariat, l’adoption de la Total Experience (TX) s’avère être une démarche stratégique clé pour naviguer les méandres de la digitalisation. La TX offre une boussole précieuse pour les notaires en leur permettant de rester pertinents et compétitifs dans un paysage professionnel où se mêlent des professionnels aux cultures si différentes de celle d’un juriste. En intégrant harmonieusement les expériences clients, employés et partenaires, les notaires peuvent améliorer significativement leur interaction avec toutes les parties prenantes et atteindre ce qui est tant désiré : la signature de l’acte authentique. Cette approche globale assure une cohérence et une qualité de service accrues, éléments indispensables dans un domaine où le notaire ne peut pas tout maîtriser dans la chaîne de contributions mise en place.

Plus encore, la TX incarne une opportunité unique pour les notaires d’affirmer leur rôle de leaders et d’innovateurs pionniers dans le domaine du droit. En adoptant cette vision, ils se positionnent non seulement comme des experts juridiques, mais également comme des chefs d’entreprise avant-gardistes, capables d’orchestrer une transformation digitale inclusive et performante. Cette posture de leadership est essentielle pour inspirer les équipes, attirer les talents (marque employeur) et renforcer la collaboration interne et externe. Elle encourage également une culture de l’innovation, où les nouvelles technologies et les méthodes de travail sont constamment explorées et intégrées pour optimiser les processus et offrir des services notariaux toujours plus adaptés et personnalisés.

En somme, la TX est bien plus qu’une stratégie : elle est un vecteur de changement qui permet aux notaires de réinventer leur pratique dans un monde numérique qui façonne aussi des comportements moins vertueux dans le traitement des dossiers. Elle leur donne les clés pour bâtir un notariat résolument tourné vers l’avenir, où chaque expérience compte et contribue à la satisfaction globale et à la réussite collective.

La transformation digitale des notaires : une transformation opérationnelle et culturelle

L’acte authentique est le produit d’une organisation qui fonctionne autour de la personne du notaire entourée d’une équipe structurée mais aussi cloisonnée où chacun oeuvre à sa tache.

La Total Experience joue un rôle catalyseur en poussant les frontières au sein des offices. Elle invite aussi à une réflexion profonde sur la culture de l’entreprise et sur l’opérationnalité en favorisant une mutation qui englobe tant les mentalités que les méthodes. La TX crée cette transition vers une pratique notariale plus agile et intégrée, où la collaboration et l’innovation sont au premier plan. 

En pratique, la TX peut aider à démanteler les silos traditionnellement érigés au sein des offices notariaux. Par exemple, dans une approche classique, les services de formalités et l’équipe des clercs rédacteurs opérent de manière isolée, avec peu d’échanges et de synergies. La TX, en revanche, encourage une vision unifiée où l’expérience utilisateur, qu’elle concerne la formaliste ou le clerc est une priorité partagée de tous et cela peut grandement diminuer les rejets aux Services de Publicité Foncière qui ont, faut-il le rappel, un impact sur les finances des offices. 

On peut aussi évoquer l’hypothèse des échanges entre les clercs en charge des dossiers et les clients. La TX peut insufler une culture du service client qui s’allie harmonieusement avec celle juridique qui est acquise pendant le formation des collaborateurs et enrichie lors des formations dispensées par l’INAFON et d’autres organismes. Sachez que l’ajoute d’une plateforme collaborative n’est pas la seule solution (LIEN VERS WEBINAIRE LEGAL DESIGN)

La transformation digitale des notaires dépasse de très loin la simple adoption d’outils numériques. La modernité n’est pas synonyme de technologies mais d’ouverture. Elle requiert un changement de paradigme dans la manière de travailler ensemble. A la verticalisé exclusive du notariat qui s’est ancrée depuis sa naissance, il faut à présent une horizontalité inclusive du modèle notariale.

La TX peut forger un nouveau modèle opérationnel et culturel au sein des offices notariaux. La flexibilité, la communication ouverte et la coopération transversale sont des piliers que les notaires peuvent intégrer dans une transformation réussie. En brisant les silos, elle ouvre la voie à un notariat différent : un Notariat augmenté capable de répondre avec agilité aux défis d’aujourd’hui et de demain.

Le Notariat Augmenté

La TX se veut un trait identitaire du Notariat Augmenté. Ce dernier mêle la digitalisation et la Total Experience (TX) pour façonner un futur à la fois innovant, créatif et profondément humain. Cette mutation dépasse donc la simple automatisation des tâches ou la dématérialisation des documents. Elle incarne une révolution de la pratique notariale rendant les services plus personnalisés, accessibles et en phase avec les attentes contemporaines des clients et des collaborateurs.

Au cœur de ce Notariat Augmenté, l'innovation technologique s'harmonise avec une approche humaine et sensible en phase avec les valeurs véhiculées par la raison d'être des notaires adoptés à Nice lors du 117ème Congrès de la profession.

La Total Experience en traitant les silos entre les expériences clients et employés contribue significativement à redonner de l’attrait à la profession notariale. Les collaborateurs sont souvent confrontés à un manque de reconnaissance et à des conditions de travail parfois ingrates. Ce constat avait été publiquement soutenu par Maître Christine Dechaumont, ancienne Présidente de la Chambre des notaires de Haute-Garonne lors de sa prise de fonction en 2020. Il est donc bien légitime qu’au cœur de cette transformation digitale de la profession, les collaborateurs bénéficiant d’un environnement de travail enrichi et valorisant ou tout simplement impensable comme le permet HUBNOT en matière de télétravail (LIEN HOLIWORKING)

Le notariat augmenté promeut des services notariaux où chaque interaction est pensée pour répondre aux besoins spécifiques des clients tout en garantissant l’efficacité et la sécurité juridique. L’accessibilité est également un pilier de important car la prestation intellectuelle délivrée à travers l’acte authentique souffre de difficultés récurrentes rencontrées le client qui devrait être un acteur responsable de son dossier.

La Total Experience est donc un atout majeur dans la transformation du Notariat. En plus d’améliorer son image, elle satisfait pleinement employés et clients et prend les intérêts de ceux qui apportent leur pierre à la création de l’acte authentique. Ce concept allie digitalisation et humanité à l’heure où certaines personnalités comme Asma MALHLA dressent des constats éclairés et inquiétants sur l’impact des nouvelles technologies sur la société et les comportements qu’elle crée.

Les notaires ne peuvent qu’intégrer la TX dans leur marche vers leur (r)évolution numérique en réfléchissant à leur contribution essentielle à la chaîne de valeur des actes qu’ils reçoivent. Le passage à un Notariat Augmenté où services personnalisés et accessibilité sont à l’avant-plan représente une opportunité unique de se distinguer de ses Confrères et Consoeurs.

 

PS : L’expression « Notariat Augmenté » a été lancée par votre serviteur sur les réseaux sociaux en décembre 2020 (Instagram : 2 décembre 2020) et le terme « Total Experience » a trouvé sa place sur mon site peu après ma rencontre avec Zain Jaffer en février 2021. Si des formulations similaires ou encore une tagline d’un LRA leader ont vu le jour depuis, je tiens à préciser que toute ressemblance n’est que fortuite… même si l’afflux surprise de certaines visites de cette même société sur mon profil LinkedIn laissent… comment dire… songeur 🤔

 

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