Blog Content

Home – Blog Content

Les collaborateurs de notaires et la transformation digitale

La transformation digitale redessine les contours de nombreuses professions mais lorsque le sujet est abordé, il ne l’est qu’à travers le professionnel concerné et non par l’équipe qui est derrière lui et sans laquelle il ne peut opérer. Les professionnels du droit sont personnifiés à travers des acteurs clairement identifiés et le notariat n’échappe pas à ce constat. Le visage prégnant du notaire, officier public est là et bien présent. A travers lui (ou elle car la profession s’est grandement féminisée) la chaîne de collaborateurs qui se tisse pour permettre la signature de l’acte authentique et son opposabilité. Au cœur de la transformation digitale du notariat, le collaborateur du notaire doit vivre, comme la règle de droit, une évolution de ses méthodes de travail pour répondre aux exigences d’un secteur en pleine mutation.

 

Cette (r)évolution ne se limite pas à l’intégration d’outils numériques ou à la dématérialisation des processus. Elle implique une révision profonde de l’approche relationnelle avec les clients, une redéfinition de la culture professionnelle et un engagement  sur un sujet trop souvent ignoré, celui du bien-être des collaborateurs. Les collaborateurs, en tant que chevilles ouvrières du notariat, sont au premier plan de cette (r)évolution, jouent un rôle crucial dans l’amélioration de l’expérience client et plus généralement dans la manière dont l’organisation de l’office notarial délivre sa prestation.

Cet article se propose d’explorer les dimensions clés de l’impact de la transformation digitale sur les collaborateurs de notaire, en se concentrant sur leur contribution essentielle à l’expérience client, les défis et opportunités liés à leur formation continue dans un paysage numérique, et l’importance cruciale de leur bien-être. 

Améliorer l'expérience client avec les collaborateurs

Dans un processus de transformation digitale, les collaborateurs émergent comme des piliers essentiels dans l’amélioration de l’expérience client. Leur rôle clé dépasse largement les tâches administratives et techniques pour toucher au cœur même de l’interaction client et valoriser ainsi le service de l’office notarial.

Point de contact principal

En tant que premiers points de contact, les collaborateurs définissent souvent la première impression du client vis-à-vis du service notarial. Le rôle de la standardiste est naturellement fondamental car celle-ci apparaît comme le premier visage auquel est confronté le client et établit le ton de la relation future. Par son accueil et sa capacité à écouter, elle joue un rôle déterminant dans la perception de la qualité et de la fiabilité des services qui seront délivrés.

Plus tard, quand le notaire a réalisé le premier rendez-vous, ce sera au tour du clerc en charge du dossier de faire en entrée en scène. Technicien du droit, il aura fait un premier point sur le dossier après avoir réalisé quelques démarches administratives. Le contexte de ce premier échange s’inscrit donc dans un objectif bien précis : permettre d’avancer dans le traitement du dossier. A-t-il prévu des éléments de langage qui lui permettre de créer un terrain propice à une bonne collaboration avec le client? L’image de l’office que souhaite promouvoir le notaire employeur est-elle en phase avec le discours tenu par son collaborateur? Autant de questions qui peuvent impacter le ressenti du client et son comportement futur dans le dossier.

Personnalisation des services

Le choix du collaborateur par le notaire est déterminant dans le traitement du dossier et l’expérience qui sera délivrée. La fréquence des contacts avec le client place le collaborateur en situation de force dans la détection de leurs besoins spécifiques qui ne sont pas exclusivement juridiques. Disponibilité, besoin accru d’explications et/ou d’assurance sont autant de sujets qui peuvent requérir un engagement plus important du collaborateur. Mais le peut-il concrètement et a-t-il la volonté d’agir ainsi au vu de sa charge de travail? La question mérite d’être posée. Et pourtant, cette personnalisation rendrait les services non seulement plus adaptés mais aussi plus humains. La connexion serait plus profonde entre le notaire et ses clients. Un gage de confort quand se profile le rendez-vous de signature. Le notaire doit comprendre que cette interaction personnalisée qu’un collaborateur est en mesure de fournir ajoute une valeur inestimable et renforce l’attractivité de son office. Que le notaire se rassure, le collaborateur peut intégrer cette préoccupation avec le Legal Design (LIEN vers webinaire ou autre article)

Feedback client

Les collaborateurs sont souvent en première ligne pour recueillir les retours et les impressions des clients sur les services fournis. Cette position les rend indispensables dans le processus d’amélioration continue des offres. Techniciens du droit, les collaborateurs peuvent apporter leur pierre à une réflexion continue sur la manière dont les services sont perçus et pratiqués par les clients. Les feedbacks clients, qu’ils soient positifs ou négatifs, constituent une mine d’informations précieuses pour ajuster, affiner et parfois repenser les services notariaux. Avant cela, les collaborateurs doivent être outillés pour récolter ces feedbacks. L’écoute active entre alors en jeu en permettant d’avoir une compréhension profonde des besoins et préoccupations des clients. Il est donc évident qu’elle favorise la collecte d’informations précieuses dans une optique d’amélioration constante des services de l’office notarial. Le titulaire de celui-ci ne peut qu’encourager cette pratique (Lien vers webinaire pour amorcer la pratique et faire d’une pierre 4 coups et vous découvrirez peut-être comment faire qu’un feedback)

La formation des collaborateurs et la culture

La transformation digitale dans le notariat ne se limite pas à l’adoption de nouvelles technologies. La signature électronique fait partie des grandes avancées de la profession qui ne prive pas d’en faire état, à juste titre. Pour autant, l’adoption remarquable (au sens littérale du terme) d’outils que le grand public plébiscite n’est pas l’alpha et l’oméga de la transformation digitale du notariat. Elle implique également un changement fondamental dans la manière dont les collaborateurs s’engagent avec ces outils et les intègrent dans leur pratique quotidienne. La formation continue et le développement d’une culture numérique solide parmi les collaborateurs sont donc cruciaux pour assurer le succès de cette transformation.

La formation continue : un indispensable

La transformation digitale dans le notariat ne se limite pas à l’adoption de nouvelles technologies. La signature électronique fait partie des grandes avancées de la profession qui ne prive pas d’en faire état, à juste titre. Pour autant, l’adoption remarquable (au sens littérale du terme) d’outils que le grand public plébiscite n’est pas l’alpha et l’oméga de la transformation digitale du notariat. Elle implique également un changement fondamental dans la manière dont les collaborateurs s’engagent avec ces outils et les intègrent dans leur pratique quotidienne. La formation continue et le développement d’une culture numérique solide parmi les collaborateurs sont donc cruciaux pour assurer le succès de cette transformation.

Cultiver une "mentalité numérique"

Au-delà de la simple formation technique, il est essentiel d’encourager une véritable « mentalité numérique » au sein des offices notariaux. Cela signifie créer un environnement où l’innovation et l’expérimentation sont non seulement encouragées mais aussi valorisées. Une telle culture favorise l’adoption proactive de solutions numériques et soutient une approche plus agile et réactive face aux défis et opportunités que présente la digitalisation. Le Legal Design inscrit dans une perspective de transformation opérationnelle et culturelle qu’intègre Hubnot apparaît comme une colonne vertébrale dans la manière de penser l’innovation dans le notariat. Cette « culture numérique » aide également à dépasser les réticences initiales et à voir dans la transformation digitale une chance d’améliorer les services plutôt qu’une menace pour les méthodes traditionnelles qui génèrent frustrations et insatisfactions tant pour le client que pour le collaborateur.

L'importance des outils collaboratifs

L’acte authentique est une œuvre collaborative. Il est donc tout naturel de penser la formation des collaborateurs des notaires sur des outils collaboratifs. Ils favorisent l’adoption d’une culture qui n’est plus uniquement juridique. « Avoir le nez » dans le dossier et la technique juridique n’est pas le gage d’une expérience notariale réussie. Traiter le dossier, c’est aussi interagir avec le client. Ces outils collaboratifs peuvent devenir des piliers d’une collaboration efficace avec le client et d’un traitement de dossier optimisé. Ils permettent une meilleure coordination entre les collaborateurs et facilitent le partage d’informations. Être formé à ces technologies est indispensable pour exploiter une nouvelle manière d’opérer en revisitant ses méthodes de travail traditionnelles.

Bref, la transformation digitale des notaires est indissociable d’une acculturation numérique de leurs collaborateurs par le biais d’une formation continue axée sur la maîtrise de ces outils. Leur conception doit inspirer de nouvelles manières de penser les prestations

Le bien-être des collaborateurs

Dans le contexte de la transformation digitale, le notariat ne peut faire l’impasse sur un sujet qui a été mis sous le tapis pendant trop longtemps, à tel point qu’il a favorisé son classement dans certaines études. Ce sujet, c’est celui du bien-être des collaborateurs. Comment ne pas aborder cet enjeu alors que la profession de clerc de notaire occupe la place de numéro un parmi les classements des professions où le bien-être est … le plus bas 😫 Le passif à traiter est tel qu’il nous semble indispensable de mettre en place une véritable politique à ce sujet au sein des offices.

À mesure que les notaires naviguent dans la transformation digitale au gré d’une actualité qui met parfois en avant des fraudes et les orientent vers le besoin de plus de cybersécurité, les notaires ne doivent pas oublier leur capital le plus précieux : les collaborateurs. Reconnaître l’importance de ce capital humain reste au cœur de toute réussite professionnelle du notaire … et réussite personnelle pour l’heureux client qui vient de signer son acte de vente (photo Instagram à l’appui devant l’office avec l’agent immobilier ravi de son jour de paie!).

Soutenir un meilleur équilibre vie professionnelle/vie privée, reconnaître et valoriser la contribution collaborateur ou encore créer un environnement de travail positif sont un niveau à minima que doit avoir un notaire en matière RH. Solder le passif de la profession commence par cela.

L’équilibre vie pro/perso

L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est un enjeu majeur dans le bien-être des collaborateurs du notariat. L’exigence de la profession et les attentes des clients militent en faveur d’une prise de conscience de ce sujet et la transformation digitale offre une opportunité unique de repenser les modes de travail traditionnels. Plus de flexibilité pour significativement améliorer cet équilibre devient possible. Le télétravail est une voie qui a été expérimentée avec succès pendant le Covid et cela a démontré une chose : sous la contrainte, la profession a su s’adapter à tel point que le télétravail s’est invité comme critère de choix dans les annonces d’emploi. Le contexte économique du marché immobilier a, hélas, changé la donne mais le télétravail reste une voie à privilégier pour l’équilibre vie pro/perso à côté d’autres options comme les horaires ajustables ou la semaine de 4 jours mise en place dans quelques offices. Parmi les pionnières en la matière, Maître Amélie URSO-MEHIDEB, notaire à Eybens (Isère) qui ne tarit pas d’éloges sur sa mise en place.

Quelle que soit la mesure RH mise en œuvre, une planification minutieuse et une communication claire s’imposent. Il est crucial d’établir des directives précises et d’assurer un suivi régulier des dossiers par son « responsable en titre » ou un collaborateur tiers en cas d’absence tout en conservant une cohésion au sein de l’équipe. Cela implique également de fournir aux collaborateurs les outils et les technologies nécessaires pour travailler efficacement tout en veillant à préserver la confidentialité et la sécurité des données.

Des politiques de travail flexibles, moins ancrées sur un mode opératoire classique des offices leur offrent l’occasion de témoigner de leur engagement envers le bien-être de leurs collaborateurs et de développer une marque employeur sexy pour attirer et fidéliser le personnel. Cela démontre surtout une compréhension des défis contemporains de l’équilibre vie professionnelle/vie privée et positionne le notaire comme un professionnel du droit moderne car oui, la modernité est aussi synonyme d’ouverture d’esprit et si vous le faites en période de crise, vous marquerez des points décisifs à l’avenir quand vos besoins RH seront dans le vert!

Reconnaissance et valorisation des collaborateurs

La reconnaissance et la valorisation des collaborateurs jouent un rôle fondamental dans le succès d’une entreprise. Même si le droit démontre une certaine froideur, ses professionnels ne peuvent négliger cette dimension qui est propre à n’importe quel chef d’entreprise. Cette approche centrée sur l’appréciation du travail et de l’engagement de chaque membre de l’équipe, est essentielle pour développer une culture d’entreprise et maintenir une atmosphère motivante et valorisante.

Reconnaître le rôle essentiel des collaborateurs

Chaque collaborateur apporte une contribution unique à l’office. Qu’il s’agisse de son expertise juridique, de son approche client ou de sa capacité à faire rayonner une bonne ambiance, le collaborateur est clé dans la réalisation d’un acte authentique. Sans lui, pas d’acte. Et sans notaire, pas de collaborateur évidemment. 

Reconnaître la contribution individuelle renforce le sentiment d’appartenance et d’importance au sein de l’office et à travers toute la chaîne de collaborateurs (de la standardiste à la formaliste). Cela passe par des actes simples mais significatifs tels que les félicitations pour un travail bien fait, la mise en avant des succès individuels et collectifs sur les réseaux sociaux, ou encore les réunions régulières pour discuter des avancées et des réalisations.

Au-delà de la reconnaissance verbale, valoriser la contribution des collaborateurs implique également des gestes concrets. Cela peut inclure des incitations financières, comme les primes ou les augmentations salariales. Il peut aussi y avoir des opportunités de développement professionnel à travers des formations avancées avec des points à accumuler sur le bulletin de salaire. Offrir ces possibilités de croissance personnelle et professionnelle démontre un investissement dans le potentiel de chaque collaborateur et cela aura un impact sur la qualité du service délivré à vos clients.

Favoriser une culture de reconnaissance mutuelle au sein de l’office notarial encourage non seulement un climat de travail positif mais stimule aussi la coopération et la cohésion d’équipe. Un clerc de notaire doit aussi être un bon collègue et encourager les collaborateurs à reconnaître les efforts de leurs homologues crée un cercle vertueux de reconnaissance et d’appréciation qui contribue à une atmosphère de travail que se diffuse à l’extérieur pour une meilleure marque employeur (mais quelle rime !)

En mettant en œuvre des stratégies de reconnaissance et de valorisation, les notaires peuvent significativement améliorer le bien-être de leurs collaborateurs. On le voit sur les réseaux sociaux, de plus en plus de collaborateurs s’expriment comme les clients. Au fond et sans le savoir, les notaires traitent au quotidien 2 clientèles : ceux qui signent les actes et ceux qui les rédigent ou contribuent à leur naissance et à leur diffusion. PERSONNE ne doit être oublié. L’acte authentique est une œuvre collaborative et collective. 

Environnement de travail positif

Créer un environnement de travail positif est une composante clé pour favoriser le bien-être des collaborateurs au sein des offices notariaux. Investir dans des espaces qui encouragent à la fois le confort et la collaboration peut transformer radicalement l’expérience quotidienne des employés. Cela contribue à leur satisfaction et à leur productivité. Cela devient encore plus pertinent dans le contexte de la transformation digitale où dans certaines industries, l’imagination est sans limites même si certains acteurs pensent que la seule présence d’un baby foot suffit à les rendre « in ».

Organiser des activités de team building

Les activités de team building jouent un rôle crucial dans la création d’un environnement de travail positif. Qu’il s’agisse d’ateliers collaboratifs, de sorties d’équipe ou de défis ludiques, ces activités renforcent les liens entre les collaborateurs et favorisent une meilleure communication et encouragent un sentiment d’appartenance à l’équipe. On le voit bien sur les réseaux sociaux, de plus en plus de notaires mettent en avant ce genre de pratique qui contribue là encore à développer une marque employeur précieuse. En permettant aux employés de sortir de leur cadre quotidien, les notaires réalisent un besoin qui est vital tant le stress est présent et les incivilités, petites ou grandes, des clients ponctuent leur travail. 

Un team building, c’est bien mais Hubnot permet de changer le quotidien sur plusieurs mois et d’une manière inédite. Parce que le collaborateur le vaut bien 😁

Investir dans la création d’un environnement de travail qui favorise le bien-être n’est pas seulement un atout pour la satisfaction des collaborateurs, c’est aussi une stratégie gagnante pour l’office notarial dans son ensemble. 

Conclusion : (voir pour la forme de paragraphe – alinéa ou autre …?) La transformation digitale ne peut qu’occuper une place centrale sur le sujet RH. Elle passe par TOUS les collaborateurs. Centrer une politique d’innovation sur le client est compréhensible mais c’est une erreur car c’est méconnaître l’identité et le rôle des collaborateurs dans ce qui permet aux clients d’être accompagné et sécurisé à toutes les étapes clés de leur vie.

Surtout, à l’heure où l’intelligence artificielle commence à marquer diverses industries et de développe dans un contexte économique incertain pour les notaires, ceux-ci doivent se souvenir qu’ils ont jadis été à leur place et qu’ils ont l’occasion de dessiner un notariat différent de celui qu’ils ont connu en tant que collaborateur. 

Ne pas reproduire les erreurs du passé, comprendre le présent pour épouser l’avenir avec le Notariat Augmenté. Voilà le meilleur régime professionnel qu’un notaire puisse offrir à ses collaborateurs bien aimés. Dont acte 👍

Leave a Reply

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Le notariat tel qu’il devrait être.

Services

Immobilier

Droit de la famille

Entreprises

Plain Notary Language

© HUBNOT – Créateur du Notariat Augmenté. Tous droits réservés.